Reisekostenmanagement

Geschäftsreisen sind trotz aller virtuellen Kontaktmöglichkeiten weiter nötig. Der Besuch von Messen, bestehenden oder potenziellen Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern auf nationaler oder internationaler Ebene ist für Entscheidungsträger und Führungskräfte ein Teil ihres Jobs. Effektives Reisekostenmanagement kommt dann ins Spiel, wenn die Ausgaben eines Unternehmens für Geschäftsreisen im Blick behalten werden sollen. Es gibt einige bewährte Praktiken, um sicherzustellen, dass die Reisekosten nicht aus dem Ruder laufen:

1. Reiserichtlinien erstellen und kommunizieren
Definieren Sie klare Richtlinien für Reiseausgaben, die die Mitarbeiter befolgen müssen. Dies sollte sowohl die zulässigen Ausgabenarten als auch Obergrenzen für bestimmte Ausgaben umfassen. Ausnahmen von den Richtlinien sollten im Vorfeld möglichst genau definiert werden.
2. Nutzung von Technologie
Implementieren Sie eine Reisekostenmanagementsoftware, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Ausgaben einfach zu erfassen und den Genehmigungsprozess zu automatisieren. Solche Systeme können auch helfen, Ausgabenmuster zu analysieren.
3. Vorabgenehmigungen
Implementieren Sie einen Prozess für die Genehmigung von Reisen. Dies stellt sicher, dass Reisen nur dann durch die Führungskräfte genehmigt werden, wenn sie wirklich notwendig sind, und ermöglicht es dem Unternehmen, die Kosten im Voraus zu planen. Genehmigungen könnnen u.a. innerhalb der Reisekostenmanagementsoftware erteilt werden. Führungskräfte sollten sich über ihren Ermessensspielraum bei Ausnahmen oder Abweichen von den Richtlinien klar sein und nicht dazu beitragen, vom Unternehmen aufgestellte Richtlinien aufzuweichen.
4. Auswahl von kostengünstigen Optionen
Fordern Sie Mitarbeiter auf, kostengünstige Optionen für Flüge, Unterkünfte und Transportmittel zu wählen. Dies könnte die Nutzung von Frühbucherrabatten, günstigen Unterkünften und öffentlichen Verkehrsmitteln einschließen. Hierzu gehört auch, dass in den Richtlinien ein zeitlicher Mindestabstand zwischen der Buchung und dem Termin der geplanten Reise einzuhalten ist.
5. Verhandlung von Unternehmensrabatten
Verhandeln Sie mit Hotels, Fluggesellschaften und Mietwagenfirmen, um Unternehmensrabatte zu erhalten. Diese Vereinbarungen können zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
6. Kontinuierliches Monitoring und transparente Ausgabenberichte
Erstellen Sie klare und transparente Ausgabenberichte, die leicht verständlich sind. Dies erleichtert die Überprüfung und Analyse der Ausgaben oder von Ausgabenmustern. Der Abstand zwischen diesen Berichten sollte nicht zu groß sein, um frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.. Wenn möglich, bietet sich ein monatlicher Turnus an.
7. Schulungen für Mitarbeiter
Bieten Sie Schulungen für Mitarbeiter an, damit sie die Reiserichtlinien verstehen und effektiv befolgen können. Sensibilisieren Sie sie für die Bedeutung von Kostenbewusstsein bei Geschäftsreisen.
8. Anreize für Kosteneinsparunge
Einführung von Anreizen für Mitarbeiter, die erfolgreich Kosten einsparen. Dies könnte in Form von Belohnungen oder Anerkennungen erfolgen.
9. Ausgabenrichtlinien regelmäßig aktualisieren
Passen Sie die Richtlinien regelmäßig an, um Veränderungen in den Geschäftsanforderungen und auf dem Reisemarkt zu berücksichtigen.

Ein gut durchdachtes Reisekostenmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben zu kontrollieren, die Effizienz zu steigern und letztendlich den Unternehmensgewinn zu verbessern.
Es gibt verschiedene Softwarelösungen für das Reisekostenmanagement, die Unternehmen bei der Verwaltung und Kontrolle ihrer Reiseausgaben unterstützen. Hier sind einige bekannte Softwareprodukte ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Die Reihenfolge ist zufällig gewählt.

1. Concur (SAP Concur)
Concur ist eine weit verbreitete Lösung für das Reisekostenmanagement. Sie bietet Funktionen zur Erfassung von Ausgaben, zur Erstellung von Ausgabenberichten, zur Buchung von Reisen und zur Einhaltung von Reiserichtlinien.
2. Expensify
Expensify ist eine benutzerfreundliche Plattform, die die Erfassung von Belegen erleichtert und Funktionen für das Ausgabenmanagement sowie die Integration mit Buchhaltungssoftware bietet.
3. TripActions
TripActions bietet eine integrierte Plattform für die Buchung von Geschäftsreisen und das Ausgabenmanagement. Es kombiniert Reiseplanung mit Ausgabenerfassung und Ausgabenberichterstattung.
4. Rydoo
Rydoo bietet eine ganzheitliche Lösung für das Reisekostenmanagement, einschließlich Ausgabenerfassung, Kreditkartenzuordnung, Genehmigungsworkflow und Integration mit Buchhaltungssystemen.
5. Zoho Expense
Zoho Expense ist Teil der Zoho Suite und bietet Funktionen zur Erfassung von Ausgaben, zur Verwaltung von Belegen und zur Erstellung von Ausgabenberichten. Es kann auch nahtlos mit anderen Zoho-Anwendungen integriert werden.
6. Abacus
Abacus bietet eine moderne Plattform für das Ausgabenmanagement, die Automatisierung, Echtzeitberichte und Integrationen mit verschiedenen Buchhaltungssystemen umfasst.
7. Divvy
Divvy kombiniert Ausgabenmanagement mit Unternehmenskreditkarten. Die Plattform ermöglicht Echtzeit-Budgetierung, Ausgabenerfassung und Integrationen mit Buchhaltungssoftware.
8. Bexio
Bexio bietet eine umfassende Buchhaltungssoftware, die auch Funktionen für das Ausgabenmanagement und die Erstellung von Reisekostenabrechnungen enthält.
9. NetSuite ERP
NetSuite ERP bietet eine integrierte Lösung für Unternehmensressourcenplanung, die auch Funktionen für das Reisekostenmanagement umfasst.
10. Xpenditure (jetzt Rydoo)
Xpenditure, jetzt Teil von Rydoo, bietet Funktionen für die Erfassung von Ausgaben, die Verwaltung von Belegen und die Integration mit Buchhaltungssystemen.

Es ist wichtig, dass Unternehmen die spezifischen Anforderungen und Budgets berücksichtigen, bevor sie sich für eine Reisekostenmanagementsoftware entscheiden. Eine gründliche Analyse der Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsoptionen ist ratsam, um die beste Wahl für die eigenen Bedürfnisse zu treffen.